Workflow nástroje a řízení procesů v systému HELIOS

Jak dosáhnout vyšší efektivity, aby faktura nebo vystavení objednávky na někoho nečekaly? Moderní systémy mohu procesy hlídat a  navíc nahradit mechanickou práci. Stačí softwarové pomocníky vhodně vybrat a budou do jisté míry pracovat za nás. Vyzkoušejte schvalování, Mail reporter, workflow, notifikace a systém HELIOS.

Jak dosáhnout vyšší efektivity, aby faktura nebo vystavení objednávky na někoho nečekaly? Abychom nezmeškali termíny. Abychom objednali, vyrobili a dodali včas. Abychom objednali jen to, co je potřebné. Abychom dodrželi harmonogram projektu. Abychom nepropásli termín certifikace nebo školení pracovníka. Moderní systémy tyto procesy hlídají a nahrazují mechanickou práci. Stačí softwarové pomocníky vhodně vybrat a budou do jisté míry pracovat za nás.

  Zkušení uživatelé systému HELIOS už asi vědí, že jednotlivé procesy systém umí pokrýt a spolehlivě vyřešit. Spojení jednotlivých dílčích činností je dalším krokem. Samozřejmostí je vytvoření více dokladů najednou např. standardní výdejka, dodací list, faktura vydaná a podobně. Otázka zní: “Umí systém hlídat, zda byl doklad vystavený? Umí systém sám informovat o nedostatku zboží na skladě?“. Vzápětí navazuje další logický dotaz: a když je nějakého zboží na skladě málo, umí to „sám“ systém objednat? Vytvoří objednávku a sám na správnou adresu odešle?

Dnes už není potřebné diskutovat o tom, že mechanické kontroly, příkazy nebo postupy, které jsou definovatelné přesným vzorcem nebo algoritmem, jsou určené právě pro ERP systém. Největším problémem v praxi však bývá domluvit se na tom správném pracovním postupu s uživatelem ERP systému, či vedením firmy. Stanovit si sekvenci aktivit, jednotlivých kroků, které mají následovat. Získat od zákazníka pravidla, instrukce pro dosažení správného logického pořadí.

Elektronický oběh dokladů

Jedním z prvních kroků je zavedení elektronického oběhu dokladů (více v tomto článku). Tím obvykle proces automatizace procesů v organizaci začíná. Přenesení papírové podoby do elektronické formy je předpokladem k využití dalších funkcionalit informačního systému.

Obvykle lze v ERP systému využít různé nástroje, od nejjednodušších ke složitějším. Nicméně i ty jednodušší mají své uplatnění, zejména pokud vyžadují individuální vstup operátora, rozhodnutí člověka, jak dál postupovat. Čím víc jsou procesy popsané formou přesného algoritmu, tím víc lze jednotlivé kroky automatizovat. Nic však není dokonalé, často bývá v „jasně daném“ procesu uživatelem požadovaná „výhybka“ pro změnu rozhodnutí. Zkusme si možnosti v systému HELIOS připomenout.

Filtry, sestavy, automaty („makra“)

Jedná se o nedoceněný, častokrát málo proškolený soubor nástrojů, které jsou obvykle v každé licenci. I s pomocí těchto základních nástrojů lze do značné míry řídit procesy nastavením přehledů pro jednotlivé etapy procesu. Každá sestava může obsahovat filtry a podmínky dle potřeb uživatele. Automaty mohou ušetřit počty kliknutí a také čas, protože systém má už „postup zapsaný“ a uživatele provede nastaveným, standardizovaným postupem. Nemusíte si pamatovat schéma mnoha kroků a dávat pozor, abyste neudělali chybu.

Schvalovací procesy pro různé doklady nebo dokumenty (faktury, normy, smlouvy atd)

Schvalovací procesy v systému HELIOS jsou rozsáhlé téma. Nahrazením papírového schvalování ušetříte mnoho času při hledání dokladu, u koho zrovna leží na stole.

Častokrát se pro schvalování používá pojem „schvalovací „workflow“ jako synonymum pro obecné řízení procesů ve firmě. Někdy stačí schvalovat několik druhů dokladů, někdy je to jen jedna část komplexního pohledu na koordinovaný tok informací.

Tématu jsme se věnovali v tomto samostatném článku.

Analytické nástroje dílčích procesů (kontroly, podmínky apod.)

Systém HELIOS sám o sobě obsahuje množství integrovaných kontrol například na úrovni účetního deníku. Nicméně různé kontrolní přehledy a sestavy, jak jsme se již zmínili v prvním odstavci, mohou také kontrolovat správnost základního pracovního postupu. K tomuto účelu můžou přispět různé výpočtové algoritmy a podmínky využité základní funkcionalitou nebo kontrolní skripty připravené tzv. „na míru“ na základě požadavku zadavatele.

Do systému je možné integrovat takové kontroly za účelem složitějšího výpočtu, nestandardní sestavy či přehledu. Ty posléze plní nebo i nahrazují rutinní, manuální kontroly nebo srovnání dat. Výsledkem je výstup, výpis při splnění určitých parametrů nebo podmínek. Výpis může být exportován do souborů k dalšímu zpracování nebo zaslán emailem na vhodné emailové adresy, jak si popíšeme v další kapitole.

Mail reporter – funkcionalita zasílající emaily na „cokoliv“

ERP HELIOS umožňuje zobrazit notifikace ve spuštěném programu. V mnoha případech ale uživatelé nespouští systém HELIOS jen proto, aby se podívali, zda „je tam něco nového“. Uživatel pravděpodobně nechce pořád myslet na nějakou kontrolu či úkol, který má splnit. Pro takové případy lze s výhodou použít nástroj Mail reporter.

Tento nástroj umožňuje definovat události (skripty anebo podmínky), při splnění kterých se odešle emailová zpráva vhodné přednastavené struktury na vybrané emailové adresy. Mail reporter umožňuje nastavit časovač splnění dané podmínky, a také frekvenci odesílání  upozornění emailem.

Nemusí se však jednat jenom o upozornění. Může to být například sestava, kterou si manager přeje mít každé pondělí ráno ve svém emailu. Mail reporter je hlídačem událostí, které se mají opakovat a vy chcete být informováni v případě, že nastanou. Podrobnosti naleznete v tomto článku.

Machine learning

Machine learning jako součást umělé inteligence (AI) a jako součást HELIOSu.

Tato funkcionalita sice nebude pracovat úplně za vás, ale může významně odstranit běžné rutinní, mechanické kroky. Po nasazení této funkcionality umožní dlouhodobě sbíraná systémová data vyhodnotit. Dokážete tak velmi jednoduše získat např. predikci možných chyb, tím se vyhnete dalším zbytečným chybám a následným opravám nebo komplikacím. Na základě historických dat resp. “zkušeností“ se systém umí poučit, následně informace a výsledky zpřesnit a zefektivnit.

Obvykle je funkcionalita vysoce specifická, pracuje s konkrétním scénářem například: detekce nestandardních evidenčních cen u příjemek, detekce anomálií v účetním deníku, anomálií platební morálky,  predikce prodeje nebo predikce vhodných dodavatelů. Další informace najdete v tomto souboru ke stažení.