Elektronické schvalování dokumentů a jeho výhody
V každé firmě jsou procesy, které podléhají schvalovacímu procesu. Elektronickým schvalováním faktur, objednávek, nebo jakýchkoliv jiných dokladů či žádanek lze velice efektivně nahradit tisk a oběh dokladů i jejich průvodní papírové košilky.
Jak probíhá schvalování elektronicky asi není nutné detailně popisovat. Někdy se tomuto procesu v různých systémech říká „schvalovací worflow“, podstata principu ale zůstává stejná: jedná se o nahrazení koloběhu fyzických papírů s cílem jejich odsouhlasení nebo zamítnutí „že jsem to viděl a (snad i) četl“. Mnoho dokladů je dnes doručovaných pouze elektronickou formou, je tedy vhodné je elektronicky i dále zpracovat. Odstraníme tím potřebu tisku, podpisu a fyzického doručení dokumentů, kdy svazky papírů mají buď vyhrazené místo například u asistentky nebo kolují z kanceláře do kanceláře „vnitřní poštou“. A nezřídka se stane, že se samotný doklad, třeba faktura k úhradě hledá po firmě, protože je zakryta jinými neméně důležitými doklady…
Asi nejvýznamnějším přínosem je zvýšení efektivity schvalovacího procesu. Výrazně zkrátí dobu potřebnou ke schválení dokumentu, někdy i na dny nebo hodiny. Umožňuje automatizovat schvalovací proces a nastavit upozornění nebo připomenutí pro jednotlivé schvalovatele. To vám může pomoci zajistit, aby se dokumenty schvalovaly včas a aby se vyhnuli chybám způsobeným lidským faktorem.
Nižší náklady, vyšší efektivita
Dalším nezanedbatelným benefitem je snížení nákladů tím, že eliminujeme potřebu tisku (papír, tonery atd), potřebu dopravy – přesunu z místnosti do místnosti nebo někdy i na jinou pobočku a také snížíme náklady na archivaci dokumentů formou nekonečných šanonů a regálů, kterými plníme kanceláře nebo i sklady. Ale elektronická archivace je samostatné téma, o kterém najdete informace také na našem webu.
Elektronické schvalování vám umožňuje kdykoliv sledovat stav dokumentů v průběhu celého schvalovacího procesu. To vám může pomoci zajistit, aby se dokumenty schvalovaly v souladu s vašimi interními procesy a zásadami. Dnešní systémy pro řízené schvalovací workflow obvykle umožňují řešit i zastupitelnost po dobu dovolené nebo nemoci. Jak se to provádí papírově? Zajdete za někým kompetentním, ten Vám poradí, kdo nepřítomného zastupuje. Dnes to schvalovací systém může vyřešit automaticky sám, pokud mu určíme pravidla.
Bezpečnost dokumentů
Zpracování schvalování v systémech umožňuje výrazně zlepšit bezpečnost dokumentů tím, že je chrání před ztrátou, poškozením nebo neautorizovaným přístupem. Systémy pracují s nastavením práv na celé dokumenty nebo jen na část dokumentu, pracují s množstvím jiných kontrol, které papír sám o sobě určitě nezvládne. Můžete je také elektronicky podepisovat nebo šifrovat podle požadované úrovně zabezpečení. A o všech autorizovaných i neautorizovaných krocích může být v systému elektronická stopa, která je v tomto případě bezpochyby žádoucí.
Pokud uvažujete o zavedení elektronického schvalování dokumentů, je důležité zvážit vaše konkrétní potřeby a požadavky. Existuje mnoho různých řešení elektronického schvalování, je důležité vybrat to, které nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Zde je několik příkladů toho, jak může elektronické schvalování dokumentů být přínosem pro vaši organizaci:
- Schvalování smluv může pomoci urychlit proces uzavírání smluv a zajistit, že všichni kompetentní smlouvu viděli, a tak jsou všechny potřebné kroky dokončeny.
- Elektronické schvalování faktur může pomoci zajistit, že faktury jsou schvalovány včas, a že jsou všechny potřebné platby provedeny.
- Schvalování vydaných objednávek může pomoci zajistit schválení nákupu skutečně potřebného materiálu, vybavení nebo služeb. Je prevencí neoprávněných nebo zbytečných nákupů.
- Žádanky o dovolenou nebo schválení cestovního příkazu tak může být otázkou jednouchou, rychlou a také díky časové stopě informací přehlednou nebo průkaznou v případě potřeby.