Zásady ochrany osobních údajů

1. Základní informace

Společnost ECOdate s.r.o., IČO 47780681, se sídlem Klášterecká 964, 432 01 Kadaň, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 3844 (dále jen „ECOdate“), zpracovává osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Kontaktní údaje ECOdate pro záležitosti ochrany osobních údajů:

ECOdate s.r.o.
Klášterecká 964
432 01 Kadaň
e-mail: main@ecodate.eu
telefon: +420 474 334 468

ECOdate nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.

V závislosti na konkrétní činnosti může ECOdate vystupovat jako správce osobních údajů nebo jako zpracovatel osobních údajů.

Jako správce osobních údajů vystupuje ECOdate zejména při jednání se zákazníky, dodavateli a obchodními partnery, při uzavírání a plnění smluv, vyřizování požadavků, vedení účetnictví, ochraně právních nároků a při provozu webových stránek.

Jako zpracovatel osobních údajů vystupuje ECOdate zejména při poskytování implementačních, servisních, konzultačních, vývojových a podpůrných služeb zákazníkům, pokud při jejich poskytování zpracovává osobní údaje obsažené v informačních systémech nebo datech zákazníka.

2. ECOdate jako správce osobních údajů

ECOdate jako správce zpracovává zejména osobní údaje zákazníků, potenciálních zákazníků, obchodních partnerů, dodavatelů a jejich kontaktních osob, uživatelů služeb ECOdate a návštěvníků webových stránek.

Zpracovávány mohou být zejména:

jméno, příjmení a pracovní pozice,
obchodní firma nebo organizace, za kterou osoba jedná,
e-mailová adresa a telefonní číslo,
doručovací a kontaktní údaje,
údaje obsažené ve smlouvách, objednávkách, nabídkách, servisních požadavcích a související obchodní komunikaci,
údaje nezbytné pro fakturaci, evidenci a plnění zákonných povinností,
technické údaje související s používáním webových stránek a služeb ECOdate.

Osobní údaje ECOdate získává zejména přímo od subjektu údajů, od jeho zaměstnavatele nebo jiné organizace, kterou zastupuje, z obchodního nebo smluvního vztahu, z komunikace s ECOdate a z veřejně dostupných rejstříků a zdrojů, pokud je jejich využití v souladu s právními předpisy.

3. Účely a právní důvody zpracování

ECOdate zpracovává osobní údaje zejména za následujícími účely.

3.1. Jednání o smlouvě a plnění smluvních vztahů

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem uzavření a plnění smlouvy, vyřízení objednávky, poskytování služeb, technické podpory, komunikace se zákazníkem a plnění souvisejících smluvních povinností.

Právním základem je zejména čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně oprávněný zájem ECOdate podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR v případech, kdy je smluvní stranou právnická osoba a ECOdate zpracovává údaje jejích zaměstnanců nebo jiných kontaktních osob.

3.2. Plnění právních povinností

ECOdate zpracovává osobní údaje, jejichž uchování nebo jiné zpracování vyžadují právní předpisy, zejména předpisy účetní a daňové.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3.3. Ochrana práv a oprávněných zájmů ECOdate

ECOdate může uchovávat a zpracovávat nezbytné osobní údaje za účelem ochrany svých práv, řešení reklamací a sporů, vymáhání pohledávek, prokazování splnění smluvních povinností a zajištění bezpečnosti informačních systémů.

Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.4. Obchodní komunikace a marketing

ECOdate může za podmínek stanovených právními předpisy zasílat svým zákazníkům informace o obdobných produktech a službách.

Adresát má právo kdykoliv další zasílání obchodních sdělení odmítnout, a to prostřednictvím odkazu uvedeného v obchodním sdělení nebo kontaktováním ECOdate.

V případech, kdy právní předpis vyžaduje předchozí souhlas, jsou obchodní sdělení zasílána pouze na základě takového souhlasu.

4. Webové stránky a cookies

Webové stránky ECOdate mohou používat soubory cookies a obdobné technologie.

Cookies nezbytné pro technické fungování webových stránek mohou být používány bez souhlasu uživatele.

Analytické, marketingové nebo jiné volitelné cookies jsou používány pouze na základě souhlasu uživatele, pokud právní předpis nestanoví jinak.

Uživatel může svůj souhlas kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies dostupného na webových stránkách.

5. Doba uchovávání osobních údajů

ECOdate uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který jsou zpracovávány.

Doba uchovávání se stanovuje zejména podle:

doby trvání smluvního nebo jiného právního vztahu,
zákonných archivačních a evidenčních povinností,
doby potřebné k ochraně právních nároků ECOdate,
doby trvání oprávněného zájmu,
doby platnosti souhlasu, je-li zpracování založeno na souhlasu.

Po zániku účelu zpracování ECOdate osobní údaje vymaže nebo anonymizuje, pokud jejich další uchování nevyžaduje právní předpis nebo není nezbytné pro ochranu právních nároků.

6. Příjemci osobních údajů a další zpracovatelé

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny osobám, které ECOdate využívá při své činnosti, zejména:

poskytovatelům IT a hostingových služeb,
poskytovatelům komunikačních a cloudových služeb,
účetním, daňovým nebo právním poradcům,
poskytovatelům služeb souvisejících s provozem webových stránek,
výrobcům a dodavatelům software, pokud je předání údajů nezbytné pro poskytnutí příslušné služby,
orgánům veřejné moci, pokud tak stanoví právní předpis.

ECOdate předává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro příslušný účel a vyžaduje od svých zpracovatelů odpovídající ochranu osobních údajů.

Pokud by mělo docházet k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, ECOdate zajistí odpovídající právní mechanismus a záruky ochrany osobních údajů podle GDPR.

7. ECOdate jako zpracovatel osobních údajů zákazníka

Při implementaci, servisu, technické podpoře, vývoji a dalších službách může ECOdate získat vzdálený přístup do informačního systému zákazníka nebo může zákazník ECOdate poskytnout databázi, její část nebo jiná data.

Pokud tato data obsahují osobní údaje, jejichž správcem je zákazník, vystupuje ECOdate ve vztahu k těmto údajům jako zpracovatel a zákazník jako správce.

ECOdate v takovém případě zejména:

zpracovává osobní údaje pouze pro účely poskytování sjednaných služeb a podle doložených pokynů zákazníka,
omezuje přístup k údajům na osoby, které jej potřebují pro poskytnutí služby,
zavazuje osoby s přístupem k údajům povinností mlčenlivosti,
přijímá přiměřená technická a organizační bezpečnostní opatření,
zapojuje další zpracovatele pouze za podmínek stanovených právními předpisy a příslušným smluvním ujednáním,
poskytuje zákazníkovi přiměřenou součinnost při plnění povinností podle GDPR,
po skončení zpracování s osobními údaji naloží v souladu s příslušnou smlouvou, právními předpisy a pokyny zákazníka.

Podrobné podmínky takového zpracování upravuje Zpracovatelská smlouva uzavřená mezi ECOdate a zákazníkem, případně jiné smluvní ujednání splňující požadavky čl. 28 GDPR.

Tyto Zásady mají v této oblasti informační charakter a nenahrazují Zpracovatelskou smlouvu ani nerozšiřují smluvní závazky ECOdate.

8. Bezpečnost osobních údajů a informací

ECOdate přijímá přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů, charakteru poskytovaných služeb a souvisejícím rizikům.

Tato opatření zahrnují zejména:

řízení přístupových oprávnění,
ochranu informačních systémů,
zabezpečení přenosu a ukládání dat,
zálohování,
řízení oprávnění pracovníků,
povinnost mlčenlivosti,
pravidla pro řešení bezpečnostních událostí a incidentů,
přiměřená opatření pro zachování dostupnosti, důvěrnosti a integrity zpracovávaných informací.

Bližší obecné informace o přístupu ECOdate k bezpečnosti informací jsou uvedeny na samostatné stránce Bezpečnost informací.

Informace zveřejněné na této stránce mají informační charakter a nezakládají další smluvní záruky nad rámec příslušné smlouvy, Zpracovatelské smlouvy a VOP.

9. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména:

právo na přístup ke svým osobním údajům,
právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
právo na výmaz osobních údajů,
právo na omezení zpracování,
právo na přenositelnost údajů, jsou-li splněny zákonné podmínky,
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
právo kdykoliv odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu,
právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, pokud jsou splněny podmínky GDPR.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
Svá práva může subjekt údajů uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů ECOdate uvedených v těchto Zásadách.
Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů dochází k porušování právních předpisů.

10. Automatizované rozhodování

ECOdate neprovádí automatizované individuální rozhodování včetně profilování, které by vůči subjektu údajů vyvolávalo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkalo, není-li pro konkrétní službu nebo způsob zpracování výslovně uvedeno jinak.

11. Závěrečná ustanovení

Tyto Zásady představují splnění informační povinnosti ECOdate při zpracování osobních údajů.

Nejedná se o smluvní podmínky a jejich použití není založeno na souhlasu subjektu údajů.

Pokud je pro konkrétní zpracování souhlas vyžadován, ECOdate jej získává samostatně a subjekt údajů jej může za podmínek stanovených právními předpisy kdykoliv odvolat.

ECOdate může tyto Zásady průběžně aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, používaných technologií nebo způsobu zpracování osobních údajů.

Aktuální znění Zásad je vždy zveřejněno na webových stránkách ECOdate.

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 8.9.2026.