Elektronický oběh dokumentů včetně elektronického archivu

Elektronický oběh dokladů je proces automatizace a digitalizace oběhu dokumentů v organizaci. Využívá elektronické dokumenty a systémy k automatizaci procesů, jako je vytváření, schvalování, distribuce, archivace a vyhledávání dokumentů. Přenesení papírové podoby dokumentů do elektronické formy a důvěra pouze v elektronický archiv, který je součástí systému HELIOS jsou základním stavebním kamenem pro zvýšení efektivity procesů.

Raději v digitální podobě

Elektronický oběh dokladů je proces automatizace a digitalizace oběhu dokumentů v organizaci. Využívá elektronické dokumenty a systémy k automatizaci procesů, jako je vytváření, schvalování, distribuce, archivace a vyhledávání dokumentů. Přenesení papírové podoby dokumentů do elektronické formy a důvěra v elektronický archiv  systému HELIOS jsou základním stavebním kamenem pro zvýšení efektivity procesů.

Jak nahradit papírové doklady v maximální možné míře elektronickou verzí je obsahem a možnostmi poměrně rozsáhlé téma. Informační systémy, jako je například HELIOS iNuvio, už sami o sobě využitím integrovaných funkcionalit odstraňují potřebu opakovaného zadávání dokladů a jejich následného tisku. Jinými slovy, prvním krokem pro zavedení elektronického oběhu dokumentů nebo dokladů (např. příjemka, výdejka, objednávka atd.) je implementace ERP systému. S implementací lze některé procesy zjednodušit a třeba zbytečně netisknout v papírové podobě.

ERP systém HELIOS iNuvio a workflow

Tyto informační systémy pro řízení firmy obsahují  integrované nástroje, které přinášejí  za přijatelné investice významný posun v efektivitě práce. Téma Workflow nástrojů je podrobněji popsané v tomto samostatném článku. Týká se zejména zrychleného zadávání dokladů do systému, OCR vytěžováním dokumentů, evidencí smluv, schvalování různých druhů dokladů a samotného elektronického uchovávaní dokumentů.

Co potřebujeme pro elektronický oběh a elektronický archiv dokumentů?

  1. Ideálně ERP systém (například HELIOS iNuvio😊) pro nastavení základních procesů toku dokladů
  2. Ideálně integrovaný DMS (document management systém), ve kterém se doklady a scany a wordy a xls atd… uchovávají v dostupné podobě. DMS systém obsažený v ERP systému řídí přístupová práva do jednotlivých dokumentů, co s nimi lze provádět ale také loguje, co se s nimi provádělo, kdo dokument četl nebo editoval. Tedy správa přístupů a bezpečnost na úrovni jednoho ERP systému.
  3. Tyto systémy obvykle umí doklady v nich vytvořené ukládat v archivním formátu PDF/A, aby byla čitelnost zabezpečena po celou zákonem požadovanou dobu.
  4. DMS systémy umí s dokumenty rovněž dále pracovat: skartovat, hlídat dobu do kdy je musím uchovávat nebo exportovat na USB případně odeslat e-mailem.
  5. Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze v souladu s ustanovením § 34 zákona o DPH dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou auditní stopu tím, že bude uchovávat související účetní záznamy či dokumenty např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky popř. výdejky materiálu apod., a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Při správném nastavení procesů lze toto prostřednictvím systému HELIOS iNuvio zabezpečit.
  6. Doklady je možné elektronicky podepsat kvalifikovaným certifikátem pro elektronický podpis nebo i označit kvalifikovaným časovým razítkem. Podpisy a razítka nejsou nutností, pokud je věrohodnost zajištěna dle předchozího bodu.
  7. Využít nástrojů pro řízení procesů (nebo workflow chcete-li), ideálně pokud je obsahuje samotný informační systém
  8. Důsledně databázi systému HELIOS zálohovat a kopie ukládat na bezpečné místa (off-line média a/nebo ideálně cloudové úložiště tak, aby byly dostupné k pozdější kontrole.
DMS

Benefity elektronické oběhu dokladů:

  • Úspora času a nákladů: elektronický oběh dokladů eliminuje potřebu tvorby a přeposílání papírových dokumentů, což může vést k výrazné úspoře času a nákladů.
  • Elektronický oběh dokladů může zrychlit proces zpracování dokladů, může vést k rychlému a přesnému informování o stavu dokladů.
  • Zjednodušení kontroly: elektronický oběh může usnadnit kontrolu a dohledání dokladů, protože všechny údaje jsou uloženy na jednom místě.
  • Za dodržení bezpečnostních podmínek a bezpečného zálohování můžou být doklady chráněny před ztrátou, poškozením nebo zneužitím.

Nahrazení papírového koloběhu je důležitou součástí pro řízení a zrychlení procesů snad v každé firmě. A nemusí být složité tyto procesy nastavit a uvést do reálného života.

Kontaktujte nás, pokud si chcete s námi o tom promluvit.