Elektronický oběh dokumentů včetně elektronického archivu

Elektronický oběh dokladů je proces automatizace a digitalizace oběhu dokumentů v organizaci. Využívá elektronické dokumenty a systémy k automatizaci procesů, jako je vytváření, schvalování, distribuce, archivace a vyhledávání dokumentů. Přenesení papírové podoby dokumentů do elektronické formy a důvěra pouze v elektronický archiv, který je součástí systému HELIOS jsou základním stavebním kamenem pro zvýšení efektivity procesů.

Raději v digitální podobě

Elektronický oběh dokladů je proces automatizace a digitalizace oběhu dokumentů v organizaci. Využívá elektronické dokumenty a systémy k automatizaci procesů, jako je vytváření, schvalování, distribuce, archivace a vyhledávání dokumentů. Přenesení papírové podoby dokumentů do elektronické formy a důvěra v elektronický archiv  systému HELIOS jsou základním stavebním kamenem pro zvýšení efektivity procesů.

Jak nahradit papírové doklady v maximální možné míře elektronickou verzí je obsahem a možnostmi poměrně rozsáhlé téma. Informační systémy, jako je například Helios inuvio, využitím integrovaných funkcionalit odstraňují potřebu opakovaného zadávání dokladů a jejich následného tisku. Jinými slovy, prvním krokem pro zavedení elektronického oběhu dokumentů nebo dokladů (např. příjemka, výdejka, objednávka atd.) je implementace ERP systému. S implementací lze některé procesy zjednodušit a třeba zbytečně netisknout v papírové podobě.

ERP systém HELIOS iNuvio a workflow

Tyto informační systémy pro řízení firmy obsahují  integrované nástroje, které přinášejí  za přijatelné investice významný posun v efektivitě práce. Téma Workflow nástrojů je podrobněji popsané v tomto samostatném článku. Týká se zejména zrychleného zadávání dokladů do systému, OCR vytěžováním dokumentů, evidencí smluv, schvalování různých druhů dokladů a samotného elektronického uchovávaní dokumentů.

Co potřebujeme pro elektronický oběh a elektronický archiv dokumentů?

  1. Ideálně ERP systém (například HELIOS iNuvio😊) pro nastavení základních procesů toku dokladů
  2. Ideálně integrovaný DMS (document management systém), ve kterém se doklady a scany a wordy a xls atd… uchovávají v dostupné podobě. DMS systém obsažený v ERP systému řídí přístupová práva do jednotlivých dokumentů, co s nimi lze provádět ale také loguje, co se s nimi provádělo. Kdo dokument četl nebo editoval. Tedy správa přístupů a bezpečnost na úrovni jednoho ERP systému.
  3. Tyto systémy obvykle umí doklady v nich vytvořené ukládat v archivním formátu PDF/A, aby byla čitelnost zabezpečena po celou zákonem požadovanou dobu.
  4. DMS systémy umí s dokumenty rovněž dále pracovat: skartovat, hlídat dobu do kdy je musím uchovávat nebo exportovat na USB případně odeslat e-mailem.
  5. Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu a neporušenosti jeho obsahu lze v souladu s ustanovením § 34 zákona o DPH dosáhnout prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů. Ty vytvářejí spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou auditní stopu. Například tím, že bude uchovávat související účetní záznamy či dokumenty např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky popř. výdejky materiálu apod., a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Při správném nastavení procesů lze toto prostřednictvím systému Helios inuvio zabezpečit.
  6. Doklady je možné elektronicky podepsat kvalifikovaným certifikátem pro elektronický podpis nebo i označit kvalifikovaným časovým razítkem. Podpisy a razítka nejsou nutností, pokud je věrohodnost zajištěna dle předchozího bodu.
  7. Využít nástrojů pro řízení procesů (nebo workflow chcete-li), ideálně pokud je obsahuje samotný informační systém
  8. Důsledně databázi systému HELIOS zálohovat a kopie ukládat na bezpečné místa (off-line média a/nebo ideálně cloudové úložiště tak, aby byly dostupné k pozdější kontrole.
DMS

Benefity elektronické oběhu dokladů:

  • Úspora času a nákladů: elektronický oběh dokladů eliminuje potřebu tvorby a přeposílání papírových dokumentů, což může vést k výrazné úspoře času a nákladů.
  • Elektronický oběh dokladů může zrychlit proces zpracování dokladů, může vést k rychlému a přesnému informování o stavu dokladů.
  • Zjednodušení kontroly: elektronický oběh může usnadnit kontrolu a dohledání dokladů, protože všechny údaje jsou uloženy na jednom místě.
  • Za dodržení bezpečnostních podmínek a bezpečného zálohování můžou být doklady chráněny před ztrátou, poškozením nebo zneužitím.

Nahrazení papírového koloběhu je důležitou součástí pro řízení a zrychlení procesů snad v každé firmě. A nemusí být složité tyto procesy nastavit a uvést do reálného života.

Kontaktujte nás, pokud si chcete s námi o tom promluvit.