Komerční smlouvy a Registr smluv

Funkcionalita „Komerční smlouvy“ slouží k evidenci smluvních dokumentů a vybraných parametrů jakýchkoliv smluv. Už nemusíte dohledávat výpovědní lhůtu, už nepromeškáte termíny schované uvnitř smlouvy. Benefitem je integrace do informačního systému HELIOS iNuvio s využitím číselníků, ovládání a funkcionalit, které jsou jeho standardní součástí.

Rozšíření „Registr smluv“ je určeno pro uživatele, kteří jsou povinni podle zákona č.340/2015 Sb, zveřejňovat smlouvy ve veřejném registru smluv. Spolu s evidencí pošty Vám usnadní plnění povinností daných zákonem a zpřehlední evidenci smluvních dokumentů.

Kategorizace a parametry smlouvy

Smlouvy je možné zařadit do libovolných, uživatelsky definovatelných kategorií nebo typů. Pro evidenci je některé parametry nutné vyplnit (smluvní strany, odpovědná osoba apod.), jiné parametry jsou použity tedy vyplněny podle potřeby.

Vyplněné údaje slouží k lepší orientaci v jednom přehledu ERP systému HELIOS, filtraci a také k nastavení případných upozornění. Ty jsou odesílány prostřednictvím aplikace Mail reporter. Definice jednotlivých upozornění „jak často“ nebo „s jakým časovým předstihem“ je potřebné upozornit je možné nastavit dle individuálních potřeb.

Práce s navázanými dokumenty

Ke každému zápisu smlouvy lze navázat relevantní dokumenty například scan smlouvy, přílohy a podobně. Další práce s dokumenty je uživateli systému HELIOS iNuvio známá. Jedná se o standardní funkcionalitu integrovaného DMS (dokument management systému). U jednotlivých navázaných dokumentů tak lze přiřadit práva, verzovat nebo sledovat historii práce s dokumentem (kdy byl do systému vložený, otevřený, uložený, kým atd.).

Odeslání do registru smluv

Komunikace s registrem smluv Ministerstva vnitra probíhá prostřednictvím pluginu „Registr smluv“ formou zpráv datové schránky.

Na pokyn obsluhy vytvoří program z metadat a smlouvy, resp. přílohy smlouvy ve správných formátech (pdf, doc, docx, rtf, odt, txt) datovou zprávu typu: „zveřejnění, modifikace, přidání přílohy, znepřístupnění záznamu“.

Výsledek zpracování zašle registr smluv zpět do ERP HELIOS iNuvio přes datovou schránku.

Po načtení je obsluha informována, zda byla smlouva úspěšně zveřejněna či byl změněný její stav.  Plugin Registr smluv plně podporuje systém oprávnění nastavený v ERP systému včetně logování potřebných informací.

Kompletní popis řešení v pdf

  Spolu s vhodným nastavením lze ERP systém HELIOS využít i jako elektronický archiv pro veškerou firemní dokumentaci. Integrované nástroje DMS nebo rozšíření pro evidenci smluvních dokumentů  Komerční smlouvy Vám pomohou s hledáním i hlídáním potřebných informací.

Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.

Kontaktujte nás

Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce

Další rozšíření systému HELIOS