MES systémy, Manufacturing Execution Systems neboli výrobní informační systémy, jsou nepostradatelným nástrojem pro moderní výrobu. Jsou to sofistikované softwarové aplikace,...
Zobrazit více >>Schvalování dokumentů
Elektronickým schvalováním faktur, objednávek nebo jakýchkoliv jiných dokladů lze úplně nahradit zastaralý tisk a oběh papírové „košilky“ po firmě. Rychlost zpracování, dohledatelnost a jasná pravidla schvalování znamenají vyšší efektivitu práce. Každý vytvořený dokument, jako je objednávka, faktura přijatá, může podléhat schvalovacímu řízení, které může probíhat v několika krocích.
Například:
1. žadatel/vystavitel objednávky, faktury přijaté
2. schvalovatel – přímý nadřízený
3. schvalovatel – finanční manager
4. schvalovatel – ředitel
V naší aplikaci pro schvalovací workflow lze definovat schvalovací kroky včetně podmínek, které jsou automaticky vyhodnocené a systémově řízené, například:
- při faktuře s částkou přesahující X Kč musí doklad schválit ještě finanční ředitel
- pokud je doklad určen pro dané středisko, schvalovatel je automaticky doplněný podle nastavení v organizační struktuře firmy
- při schvalování dokladu k projektu je automaticky doplněný manager daného konkrétního projektu
U dokumentů charakteru faktury přijaté probíhá schvalování na podkladě navázaného dokladu (nejčastěji PDF) přímo v DMS systému HELIOS. Může se jednat o scan dokladu , nebo i jiných podkladů, protokolů a podobně.
Proces schvalování dokumentů
- je možné definovat pro každou řadu dokladů samostatně
- počet schvalovacích kroků je standardně obvykle do 8, lze zvýšit v případě potřeby
- stav dokumentu je popsán slovním vyjádřením
- každý schvalovací krok může nabývat několika hodnot například: zatím neřešeno, schváleno, neschváleno, vráceno zpět
- každá změna stavu schválení je nezávisle na obsluze podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení
- schvalovací krok může být podmíněný splněním potřebných podmínek
- je možné nastavit funkci „automatické schválení“ při splnění definované podmínky
Práva a ochrana před neoprávněným zásahem
- uživatelé mají definován přístup k vybraným řadám dokladů
- schvalovací kroky mají definované – přiřazené uživatele, kteří je mohou provádět
- při vytvoření nového dokladu ke schválení je možné předvyplnit schvalovatele a posléze je přidat nebo odebrat
- systém dovede kontrolovat logickou návaznost následného kroku v závislosti na splnění předchozího kroku
- práva pro schvalovací kroky mají tři úrovně: první – pouze možnost schválit, druhá – možnost schválit, neschválit, vrátit. Třetí úroveň – všechny uvedené možnosti a případně překonání logických kontrol
- funkcionalita umožňuje omezit pohled uživateli pouze na doklady, které jsou určeny pro odpovědného pracovníka v příslušném schvalovacím kroku
- uživatelské schvalovací menu lze individuálně nastavit pro každého uživatele
Upozornění nebo schválení e-mailem
Jednotlivé schvalovací kroky můžou být doprovázené automatickým odesíláním e-mailů aktuálnímu schvalovateli. V konfiguraci schvalovacích kroků je možné nastavit znění textů s možností dalších úprav a nastavení. Součástí odesílaného emailu je odkaz přímo do systému HELIOS k otevření seznamu dokladů ke schválení. Stačí už jen kliknout a schválit…
Alternativně lze odpovědí na e-mail provést i samotné schválení dokladu bez přístupu do systému HELIOS. Toto rozšíření je potřebné nakonfigurovat podle nastavených interních procesů.
Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.
Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce
Active directory a propojení na HELIOS
Služba HELIOS AD umožňuje v definovaných intervalech načítat skupiny a uživatele ze skupin Active Directory (AD). Provede kontrolu uživatelů přiřazených...
Zobrazit více >>
Automatický výdej – backflushing
Funkcionalita umožňuje vytvářet automaticky výdejky, případně vratky materiálu na základě evidence výrobních operací v modulu Řízení výroby. Výdej probíhá na základě...
Zobrazit více >>