Schvalování dokumentů

Elektronickým schvalováním faktur, objednávek nebo jakýchkoliv jiných dokladů lze úplně nahradit zastaralý tisk a oběh papírové „košilky“ po firmě. Rychlost zpracování, dohledatelnost a jasná pravidla schvalování znamenají vyšší efektivitu práce. Každý vytvořený dokument, jako je objednávka, faktura přijatá, může podléhat schvalovacímu řízení, které může probíhat v několika krocích.

Například:

1. žadatel/vystavitel objednávky, faktury přijaté
2. schvalovatel – přímý nadřízený
3. schvalovatel – finanční manager
4. schvalovatel – ředitel

V naší aplikaci pro schvalovací workflow lze definovat schvalovací kroky včetně podmínek, které jsou automaticky vyhodnocené a systémově řízené, například:

  • při faktuře s částkou přesahující X Kč musí doklad schválit ještě finanční ředitel
  • pokud je doklad určen pro dané středisko, schvalovatel je automaticky doplněný podle nastavení v organizační struktuře firmy
  • při schvalování dokladu k projektu je automaticky doplněný manager daného konkrétního projektu

U dokumentů charakteru faktury přijaté probíhá schvalování na podkladě navázaného dokladu (nejčastěji PDF) přímo v DMS systému HELIOS. Může se jednat o scan dokladu , nebo i jiných podkladů, protokolů a podobně.

Proces schvalování dokumentů

  • je možné definovat pro každou řadu dokladů samostatně
  • počet schvalovacích kroků je standardně obvykle do 8, lze zvýšit v případě potřeby
  • stav dokumentu je popsán slovním vyjádřením
  • každý schvalovací krok může nabývat několika hodnot například: zatím neřešeno, schváleno, neschváleno, vráceno zpět
  • každá změna stavu schválení je nezávisle na obsluze podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení
  • schvalovací krok může být podmíněný splněním potřebných podmínek
  • je možné nastavit funkci „automatické schválení“ při splnění definované podmínky
Schvalování obrázek
schvalování obrázek

Práva a ochrana před neoprávněným zásahem

  • uživatelé mají definován přístup k vybraným řadám dokladů
  • schvalovací kroky mají definované – přiřazené uživatele, kteří je mohou provádět
  • při vytvoření nového dokladu ke schválení je možné předvyplnit schvalovatele a posléze je přidat nebo odebrat
  • systém dovede kontrolovat logickou návaznost následného kroku v závislosti na splnění předchozího kroku
  • práva pro schvalovací kroky mají tři úrovně: první – pouze možnost schválit, druhá – možnost schválit, neschválit, vrátit. Třetí úroveň – všechny uvedené možnosti a případně překonání logických kontrol
  • funkcionalita umožňuje omezit pohled uživateli pouze na doklady, které jsou určeny pro odpovědného pracovníka v příslušném schvalovacím kroku
  • uživatelské schvalovací menu lze individuálně nastavit pro každého uživatele

Upozornění nebo schválení e-mailem

Jednotlivé schvalovací kroky můžou být doprovázené automatickým odesíláním e-mailů aktuálnímu schvalovateli. V konfiguraci schvalovacích kroků je možné nastavit znění textů s možností dalších úprav a nastavení. Součástí odesílaného emailu je odkaz přímo do systému HELIOS k otevření seznamu dokladů ke schválení. Stačí už jen kliknout a schválit…

Alternativně lze odpovědí na e-mail provést i samotné schválení dokladu bez přístupu do systému HELIOS. Toto rozšíření je potřebné nakonfigurovat podle nastavených interních procesů.

Kompletní popis řešení v pdf
Mail reporter příklad emailu

Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.

Kontaktujte nás

Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce

Další rozšíření systému HELIOS