Helios Business Intelligence je reportingový nástroj, který proměňuje firemní data ve strategický nástroj pro efektivní řízení firmy.
Zobrazit více >>Schvalovací procesy elektronicky
Elektronické schvalování faktur, objednávek nebo jakýchkoliv jiných dokladů může nahradit zastaralý tisk a zdlouhavý oběh papírové „košilky“ po firmě. Rychlost zpracování, dohledatelnost a jasná pravidla schvalování znamenají vyšší efektivitu práce. Schvalovací procesy dle stanovených podmínek v několika krocích.
Schvalování dokladů elektronicky
V systému Helios je možné schvalovat libovolné druhy dokladů. U každého schválení je evidovaný čas schválení a autor. Rovněž je jednoduché dohledat, u koho schvalování zrovna čeká. Schvalovací systém umožňuje nastavit schvalovací kroky v několika úrovních, nastavit na ně oprávnění a podmínky pro splnění, například „výše částky > než…“.
Systém zároveň kontroluje logickou následnost jednotlivých kroků, které nelze standardně přeskočit. Naopak, splněním potřebných podmínek může systém krok „automaticky“ schválit.
V aplikaci pro schvalovací workflow lze definovat schvalovací kroky včetně podmínek, které jsou automaticky vyhodnocené a systémově řízené, například:
- při faktuře s částkou přesahující X Kč musí doklad schválit ještě finanční ředitel
- pokud je doklad určen pro dané středisko, schvalovatel je automaticky doplněný podle nastavení v organizační struktuře firmy
- při schvalování dokladu k projektu je automaticky doplněný manager daného konkrétního projektu
U dokumentů charakteru faktury přijaté probíhá schvalování na podkladě navázaného dokladu přímo v Document management systému (DMS) Helios. Může se jednat o scan dokladu, nebo i jiné podklady jako jsou protokoly, xls soubory a podobně.


Možnosti schvalovacího procesu
- je možné definovat vlastní schvalovací proces a práva pro každou řadu dokladů samostatně
- počet schvalovacích kroků je obvykle do 8, lze zvýšit v případě potřeby
- stav dokumentu je popsán slovním vyjádřením
- každý schvalovací krok může nabývat několika hodnot například: zatím neřešeno, schváleno, neschváleno, vráceno zpět
- každá změna stavu schválení je nezávisle na obsluze podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení
- schvalovací krok může být podmíněný splněním potřebných podmínek
- je možné nastavit funkci „automatické schválení“ při splnění definované podmínky
- schvalovací kroky mají definované – přiřazené uživatele, kteří je mohou provádět
- při vytvoření nového dokladu ke schválení je možné automaticky předvyplnit schvalovatele a posléze je přidat nebo odebrat
- systém dovede kontrolovat logickou návaznost následného kroku v závislosti na splnění předchozího kroku
- funkcionalita umožňuje omezit pohled uživateli pouze na doklady, které jsou určeny pro odpovědného pracovníka v příslušném schvalovacím kroku
- po dobu nepřítomnosti lze nastavit zastupitelnost „od-do“
- uživatelské schvalovací menu lze individuálně nastavit pro každého uživatele
Upozornění nebo schválení e-mailem
Jednotlivé schvalovací kroky můžou být doprovázené automatickým odesíláním e-mailů aktuálnímu schvalovateli. V konfiguraci schvalovacích kroků je možné nastavit znění textů s možností dalších úprav a nastavení. Součástí odesílaného emailu je odkaz přímo do systému Helios k otevření seznamu dokladů ke schválení. Stačí už jen kliknout a schválit…
Alternativně lze odpovědí na e-mail provést i samotné schválení dokladu bez přístupu do systému Helios. Toto rozšíření je potřebné nakonfigurovat podle nastavených interních procesů.

Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.
Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce
Nestandardní den splatnosti faktur
Nastavení vlastního způsobu výpočtu dne splatnosti faktury než je pouhé přičtení 14 nebo 30 dní. Konec měsíce, první pondělí nebo...
Zobrazit více >>Automatická aktualizace prodejní ceny
Používáte cenotvorbu formou přirážky k nákupní, nákladové nebo výrobní ceně, kterou potřebujete často aktualizovat? Nastavte si % navýšení ceny a...
Zobrazit více >>