Schvalovací procesy elektronicky

Elektronické schvalování faktur, objednávek nebo jakýchkoliv jiných dokladů může nahradit zastaralý tisk a zdlouhavý oběh papírové „košilky“ po firmě. Rychlost zpracování, dohledatelnost a jasná pravidla schvalování znamenají vyšší efektivitu práce. Schvalovací procesy dle stanovených podmínek v několika krocích.

Schvalování dokladů elektronicky

V systému Helios je možné schvalovat libovolné druhy dokladů. U každého schválení je evidovaný čas schválení a autor. Rovněž je jednoduché dohledat, u koho schvalování zrovna čeká.  Schvalovací systém umožňuje nastavit schvalovací kroky v několika úrovních, nastavit na ně oprávnění a podmínky pro splnění, například „výše částky > než…“.

Systém zároveň kontroluje logickou následnost jednotlivých kroků, které nelze standardně přeskočit. Naopak, splněním potřebných podmínek může systém krok „automaticky“ schválit.

V aplikaci pro schvalovací workflow lze definovat schvalovací kroky včetně podmínek, které jsou automaticky vyhodnocené a systémově řízené, například:

  • při faktuře s částkou přesahující X Kč musí doklad schválit ještě finanční ředitel
  • pokud je doklad určen pro dané středisko, schvalovatel je automaticky doplněný podle nastavení v organizační struktuře firmy
  • při schvalování dokladu k projektu je automaticky doplněný manager daného konkrétního projektu

U dokumentů charakteru faktury přijaté probíhá schvalování na podkladě navázaného dokladu přímo v Document management systému (DMS) Helios. Může se jednat o scan dokladu, nebo i jiné podklady jako jsou protokoly, xls soubory a podobně.

Schvalování obrázek
Schvalování náhled faktury

Možnosti schvalovacího procesu

  • je možné definovat vlastní schvalovací proces a práva pro každou řadu dokladů samostatně
  • počet schvalovacích kroků je obvykle do 8, lze zvýšit v případě potřeby
  • stav dokumentu je popsán slovním vyjádřením
  • každý schvalovací krok může nabývat několika hodnot například: zatím neřešeno, schváleno, neschváleno, vráceno zpět
  • každá změna stavu schválení je nezávisle na obsluze podepsána přihlášeným uživatelem a označena časem provedení
  • schvalovací krok může být podmíněný splněním potřebných podmínek
  • je možné nastavit funkci „automatické schválení“ při splnění definované podmínky
  • schvalovací kroky mají definované – přiřazené uživatele, kteří je mohou provádět
  • při vytvoření nového dokladu ke schválení je možné automaticky předvyplnit schvalovatele a posléze je přidat nebo odebrat
  • systém dovede kontrolovat logickou návaznost následného kroku v závislosti na splnění předchozího kroku
  • funkcionalita umožňuje omezit pohled uživateli pouze na doklady, které jsou určeny pro odpovědného pracovníka v příslušném schvalovacím kroku
  • po dobu nepřítomnosti lze nastavit zastupitelnost „od-do“
  • uživatelské schvalovací menu lze individuálně nastavit pro každého uživatele

Upozornění nebo schválení e-mailem

Jednotlivé schvalovací kroky můžou být doprovázené automatickým odesíláním e-mailů aktuálnímu schvalovateli. V konfiguraci schvalovacích kroků je možné nastavit znění textů s možností dalších úprav a nastavení. Součástí odesílaného emailu je odkaz přímo do systému Helios k otevření seznamu dokladů ke schválení. Stačí už jen kliknout a schválit…

Alternativně lze odpovědí na e-mail provést i samotné schválení dokladu bez přístupu do systému Helios. Toto rozšíření je potřebné nakonfigurovat podle nastavených interních procesů.

Kompletní popis řešení v pdf
Mail reporter příklad emailu

Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.

Kontaktujte nás

Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce

Další rozšíření systému HELIOS