Jak vybrat ERP systém

Zhodnoťte své současné potřeby. První věcí, kterou musíte udělat, je nalézt odpovědi na otázky týkajících se současné potřeby. Jaký je váš současný systém? Jaké jsou jeho silné a slabé stránky? Jaké jsou vaše budoucí potřeby? Které procesy nebo postupy mají největší časové prodlevy? Které kroky vykazují nejvíce chyb? Co Vás nejvíce obtěžuje nebo zdržuje v každodenní práci?

Jakmile budete mít dobrou představu o svých současných a budoucích potřebách, můžete začít upřesňovat své požadavky.

1. Vytvořte seznam požadavků. Tento seznam by měl zahrnovat všechny funkce a vlastnosti, které hledáte v ERP systému. Stanovte si seznam priorit ve stylu „must be“ a „nice to have“, tedy funkce, které nezbytně potřebujete nyní a funkce, které by se mohly hodit v horizontu následujících 2-3 let po implementaci.
2. Zvažte velikost a složitost procesů ve své společnosti. Některé informační systémy jsou vhodné pro malé společnosti, mají omezené spektrum funkcionalit, limity další customizace a rozvoje. Zatímco jiné sw řešení jsou vhodné pro střední i větší společnosti s komplexními potřebami. Hledejte systém s dostatečným množství funkcionalit, i když je v začátcích všechny zdaleka nevyužijete. Je důležité mít možnost rozšířit systém v případě potřeby, pokud se chcete vyhnout procesu nového výběru celého ERP systému nebo dílčích funkcionalit a tak (opět) vytvářet slepenec různých softwarů. V některých případech se specializovaným agendám nevyhnete. Je lepší mít ale dva systémy než třeba šest a udržovat tak datové pumpy a můstky.
3. Je důležité stanovit si rozpočet před zahájením procesu výběru. Stanovte si priority vzhledem k ceně celého projektu.
4. Vytvořte si implementační tým, který se bude výběrem a implementací zabývat. Mělo by se jednat o vedoucího projektu a odpověděné vedoucí za klíčové oblasti, které chcete řešit např. obchod, finance, výroba apod. Tým je možné pro implementaci upravit, vždy je vhodné mít konkrétní pověřené osoby, nesoucí odpovědnost ve vaší firmě za danou část procesu.
5. Připravte si seznam dat nebo číselníků, které byste chtěli migrovat. Ať už vyberete jakýkoliv systém, tato otázka se bude řešit vždy. Můžete prozkoumat nebo připravit vzorky dat, formát souboru v jakém jste schopni data pro migraci připravit. Je potřebné zvážit, zda je vhodné data vůbec přenášet: někdy jsou číselníky neudržované, informace nepřesné a zdvojené nebo zastaralé a neplatné. Zkušený dodavatel Vám s možnými importy dat poradí a pomůže. Někdy je lepší data nepřevádět, ale zadat znovu a načisto. Zvažte stav a přínosy importu zastaralých nebo nekonzistentních dat.
6. Cloudové ERP systémy mohou být cenově dostupnější, ne vždy v celkovém součtu levnější. Nezapomínejte, že i cloudové systémy je potřebné nastavit a tedy implementovat, myslete i u cloudových systémů na rozpočet za služby. Standardní implementace nemusí vždy postačovat, a vy časem budete požadovat další rozšiřující řešení nebo nezbytná napojení zařízení např. z výroby. To sebou může nést technické i technologické otázky k vyřešení.
7. Při výběru systému komunikujte opakovaně s potenciálním dodavatelem. Nechte si dotazy vysvětlit tak, abyste si mohli udělat představu o funkcionalitách systému, které potřebujete. Poznáte způsob práce dodavatele, reakční dobu i odbornost a zkušenosti dodavatelského týmu. To vám poskytne představu, jak by mohla spolupráce vypadat do budoucna.
8. Je důležité zvolit ERP systém, který nabízí dobrou podporu prodeje, implementace a zejména pozáruční legislativní podpory a možnost následného servisu . To vám pomůže předejít potenciálním komplikacím a snížit rizika, včetně možnosti rozvoje do budoucna.