DOCU-X OCR systém pro vytěžování dokladů

DOCU-X OCR je systém pro automatické rozpoznávání a vytěžování požadovaných údajů z dokumentů v elektronické podobě.

Díky DOCU-X OCR odpadá nutnost informace ručně přepisovat do systému Helios.

Příklad zpracování faktury přijaté pomocí řešení DOCU-X OCR

  1. Pokud je faktura doručena v tištěné podobě, musí být naskenovaná a poté zpracovaná
  2. V případě doručení emailem na adresu např. fakturace@…vašefirma.cz je doklad k dispozici v elektronické podobě (PDF). Všechny faktury k vytěžení je vhodné soustředit v jedné „vytěžovací“ emailové schránce, se kterou pracuje uživatel při zpracování dokladů.
  3. Proběhne proces vytěžení, vytvoření zápisu v modulu fakturace a uložení dokladů do databáze systému Helios, kde jsou k dispozici k rychlému vyhledávaní.
  4. Pro ukládání dokladů do databáze je využita standardní funkcionalita SQL serveru – Tím se zamezí možnému negativnímu vlivu velikosti databáze na  rychlost odezvy (častá obava vašeho správce sítě nebo IT managera 😊).
schema_DOCUX_OCR
aplikace k OCR vytěžení

Využití DOCU X a systém Helios

Uživatelé informačního systému Helios využívají́ DOCU-X OCR k vytěžování dat nejčastěji z přijatých faktur.

Přímá integrace s ERP systémem umožňuje automatické založení záznamu faktury, vyplnění rozpoznaných údajů např. IČO, variabilní symbol, částku, zakázku, č. objednávky a jiné.

 Rozhraní pro vytěžování dat umožňuje kontrolu a případně editaci dat vytěžených uživatelem. Po validaci údajů je doklad uložený, může plně nahradit ruční vytvoření dokladu a zadávání údajů. Celý proces tvorby dokladu lze urychlit až o 80% s nulovou chybovostí.

Integrovaný DMS a elektronický archiv

Po vytvoření dokladu v modulu Fakturace může být vytěžený dokument navázaný k vytvořenému zápisu faktury do integrovaného DMS v systému Helios. Takto je pdf soubor k dispozici kdykoliv později k rychlému vyhledání a náhledu či vizuální kontrole.

Do Heliosu mohou být ale automaticky přivázané k faktuře i další přílohy typu pdf, jpg, xls nebo jiného formátu. Rovněž je možné automaticky navázat i samotnou emailovou zprávu pro vytvoření auditní stopy a doložení datumu doručení daňového dokladu.

Import samotných dokumentů anebo emailové zprávy z poštovního klienta zabezpečuje plugin „DOCU X Outlook plugin“. Cílem vytěžování a navazováním dokumentů je mít pouze elektronickou podobu v tzv. elektronickém archivu.

DOCU-X OCR je ověřeným, certifikovaným řešením pro ERP Helios Inuvio, které zaručuje bezpečnou integraci se systémem a jeho kompatibilitu s jakoukoliv novou aktualizací.

Kompletní popis řešení v pdf
DMS v Helios

Podrobné informace o tomto rozšíření vám rádi sdělíme. Stačí, když nám dáte vědět.

Kontaktujte nás

Vytváříme řešení pro vyšší efektivitu každodenní práce

Další rozšíření systému HELIOS